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在ISO9001認證過程中，要進行質(zhì)量記錄，下面ISO9001認證咨詢就質(zhì)量記錄的控制程序做簡單的介紹。
1 目的
規(guī)范質(zhì)量記錄的管理，客觀、準確地反映質(zhì)量活動和質(zhì)量體系的有效運行，為產(chǎn)品的可追溯性以及采取改進、糾正和預(yù)防措施提供依據(jù)。
2. 適用范圍
本程序文件適用于與質(zhì)量體系有關(guān)的所有記錄。
3. 術(shù)語
記錄：闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件。
4. 職責(zé)
4.1 各部門負責(zé)人負責(zé)相關(guān)質(zhì)量記錄的審批。
4.2 各部門負責(zé)相關(guān)質(zhì)量記錄的編制、填寫、收集、保存、歸檔、移交、處理。
4.3 管理者代表負責(zé)監(jiān)督、審查質(zhì)量記錄控制的實施情況。
4.4 總經(jīng)辦文控員負責(zé)對質(zhì)量記錄進行編號。
4.5 質(zhì)量記錄的填寫人員，對所記錄的每一個數(shù)據(jù)文字負責(zé)。
5. 作業(yè)程序
5.1 凡質(zhì)量體系中的記錄、報告、檢驗和驗證數(shù)據(jù)等，均屬“質(zhì)量記錄”的范圍。質(zhì)量記錄可以是表格、圖表、報告、磁帶、磁盤、照片等形式。
5.2 編制、審批、標識、發(fā)放
5.2.1 質(zhì)量記錄的編制
根據(jù)工作的需要，由各使用部門科學(xué)合理的編制質(zhì)量記錄。
質(zhì)量記錄要求設(shè)計美觀、格式清晰、項目明確、填制方便，能實現(xiàn)使用目的。
質(zhì)量記錄的編制應(yīng)盡可能全面，能反映產(chǎn)品質(zhì)量形成過程和結(jié)果以及質(zhì)量體系運行的情況和效果，能為質(zhì)量管理和質(zhì)量保證提供必要的信息和依據(jù)。
5.2.2 質(zhì)量記錄的審批、標識和發(fā)放
經(jīng)部門負責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)審批的質(zhì)量記錄樣稿，由總經(jīng)辦負責(zé)對其進行唯一性標識編號。
總經(jīng)辦文控員編制公司《質(zhì)量記錄樣冊》，每一份質(zhì)量記錄均有唯一的編碼。
質(zhì)量記錄編號標識后由使用部門進行發(fā)放、使用。
5.3 質(zhì)量記錄的填寫
5.3.1 填寫時，字跡應(yīng)清晰、真實，并按要求正確填寫，且不得隨意涂改；如有錯誤，用劃線的方式進行更正，并簽名，必要時注明日期。
5.3.2 使用藍色或黑色圓珠筆、水筆、碳素筆填寫；不得使用鉛筆，彩筆填寫（財務(wù)工作上有特別要求的除外）。
5.3.3 各部門的負責(zé)人對本部門的質(zhì)量記錄進行審核、監(jiān)督、管理。
5.4 質(zhì)量記錄的更改
5.4.1 各相關(guān)部門根據(jù)質(zhì)量活動實際運行情況，需變更質(zhì)量記錄時，需經(jīng)部門負責(zé)人/公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。質(zhì)量記錄樣式更改時，應(yīng)給予新的版號。
5.4.2 因需增加客觀證據(jù)而增加產(chǎn)品質(zhì)量記錄或體系運行記錄時，按本程序5.2.2執(zhí)行。
5.4.3 記錄使用部門應(yīng)對更改后失效的質(zhì)量記錄表格作回首處理，以防誤用。
5.5 質(zhì)量記錄的管理
5.5.1 收集、整理
a. 在每一項質(zhì)量活動/過程結(jié)束后，該項質(zhì)量活動/過程的負責(zé)人應(yīng)將該項記錄整理后交相關(guān)部門。
b. 質(zhì)量記錄的主管部門，根據(jù)工作需求，將質(zhì)量記錄復(fù)制后分發(fā)至有關(guān)部門。
5.5.2 查閱、借閱
a. 已歸檔的質(zhì)量記錄，借閱時應(yīng)填寫《文件借閱登記表》。
b. 經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人同意，可查閱其質(zhì)量記錄。
c. 所有記錄的原件一律不借給公司以外的單位/人員。
5.5.3 質(zhì)量記錄的標識、貯存和保護
a. 各相關(guān)部門，每年1月份時對上年的質(zhì)量記錄按類別裝訂成冊，做好名稱、部門、時間等標識，保存在適當(dāng)?shù)牡胤?，以便于查閱，并注意防蟲鼠、防潮等工作以防止質(zhì)量記錄的損壞、變質(zhì)和丟失。
采用其它媒介的質(zhì)量記錄，也應(yīng)有相應(yīng)的貯存條件，如磁盤等，必要時復(fù)制備份。
5.6 外來質(zhì)量記錄的控制
5.6.1 供應(yīng)商提供的物資，其有關(guān)的質(zhì)量記錄，由物控部向品質(zhì)部移交。由品質(zhì)部管理。
5.6.2 顧客的質(zhì)量投訴，由營銷部移交品質(zhì)部，由品質(zhì)部進行管理。
5.6.3 其他外來記錄由相關(guān)部門保存。
5.7 質(zhì)量記錄的檢索
各部門應(yīng)對本部門的質(zhì)量記錄進行定期的整理、歸檔，并編制質(zhì)量記錄清單或臺帳，以便于查閱和檢索。
5.8 質(zhì)量記錄的保存期限
質(zhì)量記錄的保存期限一般為兩年，具體見《質(zhì)量記錄目錄》。
5.9 質(zhì)量記錄的處理
5.9.1 已超過保管期或無查考價值的質(zhì)量記錄，可進行銷毀處理。
5.9.2 需銷毀質(zhì)量記錄時，由其管理員填寫《文件銷毀申請單》，經(jīng)質(zhì)量記錄主管部門負責(zé)人審批后，文件管理員負責(zé)銷毀。
6. 相關(guān)文件
6.1 《文件控制程序》
6.2 《文件編號規(guī)定》
6.3 《質(zhì)量記錄樣冊》
6.4 《質(zhì)量記錄目錄》
7. 記錄
質(zhì)量記錄清單；文件借閱登記表；文件銷毀申請單；
質(zhì)量記錄控制流程圖：
